Tietosuojaseloste

Rovaniemen palveluskoirakerho ry
Tietosuojakäytännöt
EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella

Rekisterin pitäjä:

Rovaniemen palveluskoirakerho ry
Länsirinteentie 26
96500 Rovaniemi

Yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa:
Jäsensihteeri Laura Hanni, haukkuposti@gmail.com

Yhteyshenkilö kokeita ja kilpailuja koskevissa asioissa: ilmoitetaan aina kokeen/kilpailun yhteydessä

Kursseja koskevissa asioissa: Kurssi-ilmoituksessa mainittu kurssin vastaava.

Jäsenrekisteri

Rovaniemen palveluskoirakerho on koiraharrastusyhdistys, joka tarjoaa jäsenilleen koulutusta ja leirejä sekä järjestää virallisia kokeita. Kerho kerää jäsentensä henkilötiedot jäsenrekisteriin jäseneksi hyväksymisen yhteydessä. Yhdistysten tulee yhdistyslain mukaan koota jäsenten nimet ja kotipaikat rekisteriin. Keräämme lisäksi rekisteriin jäsentemme osoitteen, syntymäajan, koiran rodun, lajit, joista hakija on kiinnostunut, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä ylläpidämme talkoopistejärjestelmäämme.

Rekisteriin kirjataan myös maksetut jäsenmaksut ja kootaan jäsenten talkoopisteet, joita saa osallistumalla kokeiden ja kurssien järjestämiseen. Jäsenmaksutietojen perusteella voimme myöntää jäsenelle ainaisjäsenyyden (yli 10 peräkkäistä vuotta jäsenenä) ja talkoopisteillä osoitetaan aktiivisuus, jonka perusteella jäsenet saavat etuoikeuden osallistua kursseille ja koulutuksiin.

Jäsenet luovuttavat itse henkilötietonsa rekisteriin liittymisen yhteydessä. He täyttävät vaadittavat tiedot nettisivullamme olevaan lomakkeeseen ja ennen lomakkeen lähettämistä tutustuvat kerhon tietosuojakäytäntöihin. Jäsenanomuksesta tiedot tallentuvat sähköiseen jäsenrekisteriin. Jäseneksi hyväksyminen tapahtuu johtokunnan kokouksessa, jossa anomukset käydään läpi jäsensihteerin esittelemänä. Kun jäsenmaksu on todettu maksetuksi ja jäsen on todettu kerhon sääntöjen mukaan kelvolliseksi, jäsenyys hyväksytään. Anomuksia ja kuitteja säilytetään vain niin kauan, kuin se kirjanpidon kannalta on välttämätöntä, joka jälkeen ne tuhotaan kuten kirjanpitolaissa edellytetään.

Sähköiseen rekisteriin on pääsy vain jäsensihteerillä, rahastonhoitajalla ja puheenjohtajalla, joka on vastuussa myös talkoopisteiden merkitsemisestä. Rahastonhoitaja tarkastaa suoritetut jäsenmaksut ja antaa tiedon jäsensihteerille.

Talkoopisteitä varten jäsenet kirjaavat itselleen ylös talkootehtävän ja talkoiluajan, ja toimittavat tiedon tapahtuman järjestämisestä vastuussa olevalle henkilölle, joka kokoaa tiedot talkoopistevastaavalle.

Käyttöoikeus

Jäsentietoja käsittelevät yhdistyksen jäsensihteerin ja puheenjohtajan lisäksi ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja osallistujien valitsemiseen kursseille tai koulutuksiin. Rekisterin käyttöoikeus on vain jäsensihteerillä ja puheenjohtajalla. Kursseja järjestävät voivat tarkistaa heiltä tarvittavat asiat kuten jäsenyyden voimassaolon ja talkoopisteiden määrän. Tietoja luovutetaan tarvittaessa yhdistyksen kirjanpitäjälle sekä toiminnantarkastajalle. Yhdistys ei luovuta rekisteritietoja kolmansille osapuolille.

Kuinka kauan tietoja säilytetään jäsenrekisterissä?

Sähköisessä jäsenrekisterissä olevia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin jäsenyys kestää. Jäsentiedot tuhotaan 1 (yhden) kuukauden sisällä jäsenyyden päättymisestä.

Jäsenten oikeus tarkistaa, korjata tai poistaa rekisterissä olevia tietoja

Jäsenillä on oikeus tarkistaa ja korjata itseään koskevat tiedot jäsenrekisteristä. Tiedot voi tarkistaa ja niitä voi muokata Rovaniemen palveluskoirakerhon jäsensivuilla.

Tietojen korjaamiseksi tai poistamiseksi jäsenen tulee myös olla yhteydessä jäsensihteeriin kirjallisesti.

Osallistujatietojen kerääminen

Tapahtumiin, koulutuksiin ja kursseihin osallistuvilta kootaan osallistujatiedot. Niiden perusteella koulutuksen tai kurssin järjestäjä voi tarkistaa jäsenen osallistumisoikeuden ja merkata mahdolliset talkoopisteet. Muistiinpanot hävitetään tapahtuman jälkeen asianmukaisesti.

Kokeisiin ilmoittautuminen tapahtuu Suomen Palveluskoiraliitto ry:n sähköisessä Virkku-järjestelmässä. Virkkua saavat käyttää vain koulutetut koetoimitsijat, joilla on tunnukset järjestelmään. Näitä tietoja säilytetään Suomen Palveluskoiraliitto ry:n sääntöjen /ohjeiden mukaisesti.

Tapahtumien, kurssien ja koulutusten järjestäjät eivät saa välittää tietoa osallistujista eteenpäin.